处理文件大省时，活用Word快速键

企美诺布

作者：温典寰 　出处：天下杂志 359期 2006/11

本期Tech-tips进一步教你活用手指，轻松解决找功能键的困扰，处理文件更有效率。
密技一：Ctrl+P瞬间开启列印功能 　
只要左手指选择Ctrl键，再加上P，不需滑鼠移到“档案”功能表，便能进入“列印”介面。通常选择档案列印，皆需要滑鼠找到功能列中的“档案”，再进列印更改各项设定。但现在只要Ctrl+P两键，直接开启列印功能，免去滑鼠找功能的麻烦。 　
贴心小提醒 若搭配使用“Ctrl键+F2”的切换功能，还能直接开启或关闭“预览列印”功能，同样不须靠滑鼠。
密技二：全选文章只要Ctrl+A 　
要复制整篇文章前，只要Ctrl键+A便能全部选取。再配合使用Ctrl+C复制与Ctrl+V贴上，更能缩短时间。与Windows快速键一样，Ctrl+A是通用功能键。因此，学会该项功能，使用许多电脑软体便能更上手。
密技三：Word便条纸功能Ctrl+Alt键＋M
想要在某段文字加上note，只要Ctrl+Alt两键再加M，便能呼叫“注解功能”。 Word注解常用在注明文件出处、待办事项等，避免遗忘必须处理的内容。若开启注解，不透过滑鼠找到功能表“插入”里的注解，也能将繁复的步骤简化。
贴心小提醒 注解可选择列印出或不列印，只需在列印功能里的“列印内容”筛选，便能列出只有文件而没有注解的漂亮文件。（本功能仅试用在Office XP）
密技四：Ctrl+F12立即开启旧档 　  
使用Word开启另一文件时，只要Ctrl键加上F12，马上呼叫“开启档案”介面。通常开启旧档有两个方式，滑鼠点选功能列图示，或功能列里的“档案”再找到开启旧档。但如果学会了Ctrl+F12快速键，不须碰触滑鼠，肯定增加更多工作时间。 　
贴心小提醒 除了开启旧档外，F12键还能开启“另存新档”功能，同样减少在功能列里找“档案”再另存新档的繁复动作。S
密技五：标记段落文字使用Shift＋“→”“←” 　
文件中只想复制几个字时，左手指按Shift键，再加键盘上任何十字键，减少大费周章使用滑鼠的机会。 　
为了复制少许文字，多数人会使用滑鼠来选择，再配合复制贴上功能。但此举不仅小题大作，也无法提升工作效率。若能直接在键盘上操作Shift键加“→”、 “←”，还能更准确地选择复制的文字。

精选12个工程师最爱的好用快捷键

本篇为中阶版，基础版请看“10个基础快捷键，省时好帮手”，进阶版请看“6个进阶快捷键，切换工具更聪明”12大好用快速键，彻底提高工作效率！
电脑键盘顶部的F1到F12有什么功能呢？Tab、Ctrl、Shift、Alt又有什么好用的秘诀呢？
这些键在过去的DOS系统中很实用，但是在windows作业系统中，很多功能键都被滑鼠取代了。然而，这些功能键仍然有一些很便捷的作用，还能互相组合成快速键！只要善用快速键，可以帮你剩下可观的时间！
1.当你需要帮助时，按F1, Shift+F1或Win＋F1就对了！
F1：如果你在某个程式中需要说明或协助，例如在excel中遇到不会操作的状况，请按下F1。就可以取得office线上说明，或是叫出Office小帮手；如果你是在资料夹或桌面，按下F1会出现Windows的说明程式。简而言之，只要使用上有问题，按下F1就对了！
如果你正在使用某个程式，需要Windows帮助时，可按下Win+F1快速键叫出帮助程式。（“Win”是在空白键左边，状似旗帜的按键，可以点此看键盘图解），而按下Shift+F1，会出现“What's This?”的帮助视窗。
2.帮档案改名字，用F2替代右键吧！
如果你想修改资料夹或档案的命名，只要选取后按下F2，就会执行[重新命名]功能，相当于你按右键后选择重新命名。
3.快速关闭视窗，就靠 ALT+F4
如果老板正朝你走来，你想要快速关闭使用中的程式或文件，可以直接按ALT+F4，不必再手忙脚乱地把滑鼠移到X符号上了。
4.  F5不只能重新整理网页，也能重新整理资料夹，并播放简报！
F5是重新整理键，用来更新你正在使用的网页或资料夹的内容。F5非常好用，假设你插入一个新的光碟，但是你的萤幕仍然显示前一个光碟的内容，这时只要按下F5更新萤幕，就可以看到新插入的光碟内容了，并可播放PowerPoint简报档。
5. Ctrl+F6、ALT+Tab帮你快速切换视窗
档案开太多，让你切换时花很多时间吗？Ctrl+F6可以帮助你在最近开启的几个Word档中作切换，而ALT+Tab可以在所有开启的程式和档案中作快速切换。
6.担心写错字？按F7帮你拼字检查！
很多人不知道Office有拼字检查功能，更多人不知道它的快速键就是F7，在你写完文章后，按一下F7就可以检查中英文拼字是否正确，让你省去选取 [工具] 功能表 [拼字检查] 的时间。
7. Windows Media Player快速调整音量，就靠F9和F10
F9和F10在Windows中没有任何作用，但在Windows Media Player中非常好用，F9可以用来快速降低音量；F10则是提高音量。
8. 用F11，让使用中的视窗瞬间变成全萤幕
在windows工作时，按下F11会使IE浏览器或资料夹变成全萤幕模式，此时功能表会消失，只剩下重要的工具列，让你可以在萤幕上看到更多的资讯，再按一次F11就能让视窗恢复原始大小。
9.快速储存档案，使用Shift+F12、Ctrl+S 最便捷
Shift+F12、Ctrl+S 都是 [档案] 功能表上的 [储存] 指令的快速键，这两种组合键都能帮你立刻储存档案，其中Ctrl+S的S是save的简称。
10.Ctrl+F12、Ctrl+O一秒内开启旧档，F12帮你另存新档
F12组合键的功能很多，除了上面提过的Shift+F12之外，单按F12或Ctrl+F12也有功能。
Ctrl+F12和Ctrl+O都等于 [档案] 功能表上的 [开启旧档] 指令，这两种组合键都能帮你一秒内开启旧档，其中O是old file的简称。
F12在Windows中没有作用，但在Office中，按下F12会快速弹出[另存新档]的视窗，Ctrl + N也有相同功能，N是New file的简称。简而言之，F12都和档案的储存有关。
11.找不到页面中某个字词？Ctrl + F 帮你找到它；Ctrl + H帮你取代它！
在一堆中奖名单中，如何快速找到你的名字？在一堆资料中，如何快速找到某个关键字？这时候按下Ctrl + F，输入你要找的关键字，就可以在目前你开启的页面中，快速找到包含这个关键字的段落，如果这不是你要的段落，可以按“下一个”继续寻找。
如果你发现报告中某个词用错了，但是一个个找出来修改又很困难，这时候Ctrl + H就派上用场了！例如报告中的“小明”统一要改成“小芳”，你可以按下Ctrl + H，在“寻找”栏填上“小明”，取代栏统一填上“小芳”，按下确定就可以了！
12.快速改变字母大小写，靠Shift+F3就搞定
打字时，切换英文大小写有时不太便利，你如果常常使用到英文，Shift+F3可以帮你很多忙，只要将你想要改变的字选取起来，按下Shift+F3就可以让你小写变大写、大写变小写，如果不小心打错，只要再按一次就会恢复原状。
想知道更多好用快速键吗？你可以到word里找小帮手，搜寻“快速键”，就可以找到你要的资料了！

十个必须牢记的快速键

作者：李明芳 　出处：天下杂志 347期 2006/05

其实，不管是你电脑菜鸟或玩了好几年的老鸟，隐藏在Windows系统里的许多快速键你可能连听都没听过，别以为这些快速键没有什么功用，使用这些便利快速键所节省下来的时间，可是会帮助你加快工作效率，还可以让你在LKK的主管前面秀一手呢。

下面就介绍十个你必须牢记的快速键：
Ctrl+C ／ Ctrl+V ／ Ctrl+X
这两个快速键是必须共同使用的，Ctrl+C指的是将选取的档案（Windows）、文字段落（Word）、数据（Excel）、文字方块（Powerpoint）等进行“复制”的功能。在进行复制之后，再透过Ctrl+V进行“贴上”。而Ctrl+X的功能则是“剪下”，当然，在剪下任何物件之后，之后只需要再按下Ctrl+V就可以再贴上啰。
Ctrl+S
使用各种软体的时候，最担心的就是突然当机之后才发现打好的报告忘了存档。只要记住Ctrl+S这个快速键，就可以在任何时间快速储存，也不需要用滑鼠在那里点来点去啰。
Alt+Tab
电脑上满满都是执行中的程式让你眼花撩乱吗？用滑鼠一个一个点又不晓得要点到什么时候，这时候你就需要Alt+Tab这个快速键，按下Alt+Tab之后就会出现执行程序选单，只要持续按住Alt，再连续按Tab就可以跳到自己想要的程式去了。
Alt+F4  
Alt+F4这个快速键的功能在于“关闭正在执行中的程式”，因此不管你正在IE浏览器浏览网页、word里编辑报告，只要按下Alt+F4就会自动关闭程式，省去再移动滑鼠去关闭程式的手续。
Backspace
Backspace这个按键在Windows与IE浏览器里所代表的指令是上一层或上一页，当你在档案总管里太“深入”某一个资料夹之后，只要按下 Backspace就可以回到上一层，而浏览网页时也可以使用这个按键来帮助回到上一页。不过在Word等文书处理软体里面，Backspace的功能可是“往回删除”，可别一口气按着Backspace把自己的心血结晶全部清掉啰。
Shift+Delete
讨厌每次删除档案之后，还得到资源回收桶去删除一次才能真正删除吗？只要在你选取要删除的档案之后，按下Shift+Delete，就能一劳永逸地删除档案，不过要用这个快速键之前可是要三思，免得挽救不回重要的档案资料。
F3
F3这个通用于Windows系统和IE浏览器的快速键，是你务必要学会的一个快速键。在Windows系统里，按下F3就可以呼叫出“搜寻”功能，可以输入关键字后搜寻电脑里的档案。在IE浏览器里，按下F3则是可以切换到自订的搜寻引擎网站，不需要再输入搜寻引擎的网址或点选我的最爱啰。
F5
在IE浏览器上浏览网页时，最常使用到的就是“重新整理”的功能，其实只要按下键盘上的F5按键，IE就会自动重新整理网页，不需要在透过滑鼠点选功能选单啰。
Ctrl+Enter
在IE浏览器里，Ctrl+Enter算是一个针对懒人所开发出来的快速键，只要你在网址的栏位里输入google六个英文字母之后，再按下 Ctrl+Enter，IE浏览器就会自动帮你加上www.和.com，然后连到这个网站，不过对于台湾地区的网站就比较不适用，因为它并没有自动加上.tw的功能。
空白键：
别以为空白键只能在Word里输入空格，其实在IE浏览器里，按下空白键的功能等同于“卷动网页”，对于长到不像话的网页来说，空白键就会你最好的朋友。

Windows键盘快速键，1秒钟找到工具列
进阶版“6个进阶快捷键，切换工具更聪明”

“活用视窗键”技巧，让你一分钟上手，缩短工作时程！ 　
通常在使用电脑时，多半倚赖右手操作滑鼠。但若能活用左手，使电脑操作更简便，节省更多找工具或档案的时间。你知道吗！键盘左下方“Windows视窗键”就可以让你使用电脑省时又省力。
（图1：Ctrl与Alt中间，旗帜图形是Win视窗键位置，简称Win）
接下来，介绍几招好用的快速键功能给大家参考：
祕技1：“Win”键呼叫开始功能表
只要“Win”按一下，立即开启“开始”功能表找档案。通常欲开启程式，多半会将滑鼠移到介面左下角“开始”功能表，再慢慢找到程式执行，往往耗费许多时间找档案。若“Win”键直接叫出后，能更找到程式，节省繁复步骤。
祕技2：最常用快速显示桌面“Win+D”
透过“Win+D”键，切换桌面与正在浏览的程式，寻找桌面档案更快。尤其在使用Word或其它程式时，临时需要桌面档案时，多半使用滑鼠点选“显示桌面”才能关掉正在使用的视窗。若透过“Win+D”键，便能迅速关闭视窗，也可再开启使用中程式。　
贴心小提醒：上班时使用即时通讯聊天，“Win+D”能快速关掉对话视窗。
祕技3：呼叫档案总管“Win＋E” 　
键盘只要按“Win＋E”键，“档案总管”立即跳出。通常使用Word或Powepoint时，需要找档案多半先用滑鼠关掉视窗，再找到“我的电脑”。若直接执行“档案总管”寻找档案，节省更多作业时间。
祕技4：求助“Win＋F1”  
遇到电脑疑问，却又不知道哪里可以询问，立即选“Win+F1”，呼叫Windows帮你解惑。
其实电脑出现问题，除了藉Google或Yahoo！奇摩搜寻引擎外，还可以直接呼叫Windows系统说明，输入问题后得到解答。
祕技5：“Win+F”搜寻档案   （Ctrl+F为搜寻内文）
找档案时只要“Win+F”再输入档名，缩短搜寻时间。 　通常寻找档案时，多半会使用滑鼠点选“开始”工具列，找到搜寻再输入档名，如此一来将占据大部份的时间。学会“Win+F”快速键，不耗费时间搜寻档案。
祕技6：“Win+L”保全电脑资料
暂离座位时，按“Win+L”登出系统画面，防止别人使用你的电脑窜改文件。 　
为了保全自己的重要文件，离开座位除了萤幕保护程式设密码外，还可以利用Windows视窗键登出电脑，等回到座位后再输入密码，还原正在使用的程式介面。
贴心小提醒：本功能适用在Windows XP系统，Windows 2000不适用！